做好工程項(xiàng)目預(yù)算的5個(gè)建議

工程項(xiàng)目預(yù)算超支，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講簡(jiǎn)直就是噩夢(mèng)。那么，如何做好項(xiàng)目預(yù)算的工作呢？

措施一：了解利益相關(guān)者的真正需求

利益相關(guān)者在項(xiàng)目中所說(shuō)的需要往往不像一開(kāi)始時(shí)那么簡(jiǎn)單。這可能導(dǎo)致雙方的目標(biāo)和期望不明確。如果項(xiàng)目經(jīng)理、贊助商、團(tuán)隊(duì)成員和供應(yīng)商對(duì)利益相關(guān)者的真正愿望沒(méi)有牢固的把握，那么這幾乎不可能確定項(xiàng)目的需求。

確保投入盡可能多的時(shí)間來(lái)更深入地了解利益相關(guān)方的期望。最終，包括預(yù)算在內(nèi)的一切都是由利益相關(guān)者的期望、可交付成果和其它要求定義的。

因此，高效管理項(xiàng)目預(yù)算的第一步是確保項(xiàng)目需求都準(zhǔn)確地得到所有利益相關(guān)者的認(rèn)可、記錄和確認(rèn)，并將其傳達(dá)給所有相關(guān)方。這一關(guān)鍵步驟應(yīng)在預(yù)算設(shè)定之前完成。很多項(xiàng)目都基于需求而被發(fā)起，但基于需求執(zhí)行，自動(dòng)將項(xiàng)目置于預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)之下，這讓所有人失望。

措施二：意外的預(yù)算

估算成本的時(shí)候要現(xiàn)實(shí)。確保從所有適用的利益相關(guān)者獲得投入。更重要的是建立突發(fā)事件。這一步是至關(guān)重要的。你需要考慮到不在你控制范圍內(nèi)的事物，例如可能會(huì)影響供應(yīng)量、資源、勞動(dòng)力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、匯率等的外部環(huán)境因素。今天的價(jià)格或費(fèi)率可能不會(huì)貫穿到項(xiàng)目的后期階段。確保供應(yīng)商履行承諾并準(zhǔn)備后背計(jì)劃。獲得其他利益相關(guān)方的信息資源并審查供應(yīng)商有助于制定可滿(mǎn)足需求的現(xiàn)實(shí)的預(yù)算，即便有意外的情況影響成本。

措施三：制定相關(guān)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI)

在沒(méi)有建立關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(key performance indicator，KPI)的情況下，你無(wú)法有效地管理項(xiàng)目預(yù)算。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)可幫你確認(rèn)項(xiàng)目花費(fèi)了多少，項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算在多大程度上與計(jì)劃的預(yù)算有差異。

這里只是一些常用的已知和常用的項(xiàng)目的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，它們對(duì)于有效的項(xiàng)目預(yù)算管理至關(guān)重要：

實(shí)際成本(AC)也稱(chēng)為實(shí)際工作成本(ACWP)，顯示了迄今為止在項(xiàng)目上花了多少錢(qián)。

成本偏差(CV)表示估算的項(xiàng)目成本是否高于或低于設(shè)定的基準(zhǔn)。

掙得值(earned value，EV)，又稱(chēng)已完工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work Performed，BCWP)顯示了在特定時(shí)間內(nèi)執(zhí)行的項(xiàng)目活動(dòng)的核準(zhǔn)預(yù)算。

計(jì)劃價(jià)值(Planned Value，PV)，又稱(chēng)計(jì)劃工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work scheduled，BCWS)，是截止到報(bào)告日期的計(jì)劃/安排的項(xiàng)目活動(dòng)的估算成本。

投資回報(bào)率(Return on investment，ROI)顯示了項(xiàng)目的盈利能力以及利益是否超過(guò)成本。

措施四：重新討論、評(píng)估、重新預(yù)測(cè)

一個(gè)沒(méi)有預(yù)算管理和重新預(yù)測(cè)的項(xiàng)目將導(dǎo)致失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對(duì)于防止預(yù)算的過(guò)度失控來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。10%的預(yù)算超支比50%的超支更容易糾正，如果你不關(guān)注你的預(yù)算和重新預(yù)測(cè)，那么在你知道之前，10%的超支可能會(huì)變成50%的預(yù)算超支。通過(guò)頻繁的預(yù)算審查來(lái)維持項(xiàng)目的機(jī)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于你預(yù)測(cè)一次并忘記的可能性。

正如項(xiàng)目的預(yù)算需要不斷重新調(diào)整以使其步入正軌一樣，項(xiàng)目的資源使用也是如此，因?yàn)閰⑴c項(xiàng)目工作的人員是造成其成本的原因。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該每周審查目前參與項(xiàng)目工作的人數(shù)和項(xiàng)目的未來(lái)資源需求。這樣做將確保你充分利用你所擁有的資源，并為項(xiàng)目的其余部分準(zhǔn)備好正確的資源。定期重新審視資源預(yù)測(cè)將有助于保持項(xiàng)目預(yù)算的正常進(jìn)行。范圍蔓延是項(xiàng)目超支的主要原因之一。

由于計(jì)劃外的工作進(jìn)入你的項(xiàng)目，可收費(fèi)的小時(shí)數(shù)和項(xiàng)目預(yù)算可能會(huì)失去控制。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過(guò)為項(xiàng)目的初始要求中不涵蓋的工作創(chuàng)建變更單，仔細(xì)管理范圍。變更單授權(quán)項(xiàng)目的額外資金，以支付額外工作費(fèi)用，從而使項(xiàng)目與新預(yù)算保持一致。

措施五：讓每個(gè)人都知情并負(fù)責(zé)

保持預(yù)算的重要部分是確保所有團(tuán)隊(duì)成員也了解當(dāng)前的預(yù)算狀況。讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目預(yù)算預(yù)測(cè)，一個(gè)知情的團(tuán)隊(duì)才是擁有其項(xiàng)目所有權(quán)授權(quán)團(tuán)隊(duì)。通過(guò)讓團(tuán)隊(duì)了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項(xiàng)目費(fèi)用，更不可能在你的項(xiàng)目中收取額外的“灰色地帶”工時(shí)——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r(shí)，卻不清楚他們?cè)跒槭裁垂ぷ鳌?/p>

項(xiàng)目預(yù)算必須是項(xiàng)目的活生生的部分——你定期與你的團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者進(jìn)行審查。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中仔細(xì)觀看預(yù)算將使利益相關(guān)者和管理人員感到高興，從而體驗(yàn)更大的項(xiàng)目和事業(yè)成就感。

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